Introduction
Dolibarr est une application entièrement modulaire. Après avoir configuré les informations de votre société, l'étape suivante consiste à activer les modules dont vous avez besoin. Le principe est simple : activez uniquement ce qui vous est utile.Dolibarr propose environ 70 modules natifs couvrant la gestion commerciale, la comptabilité, les ressources humaines, la gestion de projets et bien plus. Vous pouvez les activer un par un pour découvrir leurs fonctionnalités, et les désactiver à tout moment.
Activer et désactiver un module
Rendez-vous dans Accueil > Configuration > Modules/Applications. Chaque module dispose d'un lien "Activer" pour le mettre en service. Pour le désactiver, cliquez sur "Désactiver" sur la même ligne. La désactivation ne supprime pas les données associées - elles seront de nouveau accessibles si vous réactivez le module.Une fois un module activé, une icone d'engrenage peut apparaitre à droite de la ligne. C'est la page de configuration du module. La plupart des modules commerciaux et financiers partagent une structure de configuration commune avec trois onglets : Numérotation, Modèles de documents, et Options diverses.
Page de setup : Numérotation
La plupart des modules qui génèrent des documents (devis, commandes, factures, etc.) proposent un onglet Numérotation dans leur page de configuration. Il permet de choisir comment les références sont générées automatiquement.Dolibarr propose plusieurs modules de numérotation, nommés d'après des planètes ou astres. Un seul peut être actif à la fois par type de document. Certains sont à format fixe (comme Terre, qui génère un simple préfixe + compteur). D'autres, comme Mercure ou Saphir, utilisent un masque libre configurable.Un masque est une chaine de texte contenant des caractères fixes et des variables entre accolades. Les variables disponibles sont : {yyyy} (année 4 chiffres), {yy} (2 chiffres), {mm} (mois), {dd} (jour), {cccc} (code client - le nombre de c définit la longueur), {sssss} (code fournisseur).Le compteur séquentiel se note avec des zéros : {0000} pour 4 chiffres. Le suffixe @ contrôle la remise à zéro : @0 = mensuelle, @1 = annuelle, @2 = quotidienne. Sans @, le compteur ne se remet jamais à zéro. Le masque doit contenir les variables de date correspondant à la période choisie pour que la remise à zéro fonctionne.Piège courant : @1 signifie remise à zéro annuelle, pas mensuelle. Pour une remise à zéro mensuelle, utilisez @0 avec {mm} dans le masque.Attention : évitez de changer le masque après avoir créé des documents. Dolibarr risque de ne plus retrouver le compteur le plus élevé, ce qui peut provoquer des doublons ou des erreurs.
Page de setup : Modèles de documents
Le deuxième onglet gère les modèles de génération PDF. Chaque module qui produit des documents propose plusieurs modèles intégrés, chacun avec une mise en page différente.La page liste tous les modèles disponibles. Vous pouvez en activer un ou plusieurs, puis définir celui qui sera utilisé par défaut. Le bouton "Spécimen" permet de prévisualiser le rendu PDF avant de l'adopter.Si le module ODT/ODS est activé, vous pourrez également utiliser des modèles LibreOffice éditables pour personnaliser entièrement la mise en page de vos documents.
Page de setup : Options diverses
Le troisième onglet contient des options spécifiques à chaque module. Le contenu varie d'un module à l'autre, mais on retrouve généralement :Valeurs par défaut : conditions de règlement, durées de validité, comportement des brouillons, modes de paiement proposés.Informations à afficher sur les documents : coordonnées bancaires (IBAN, BIC), mentions légales obligatoires, texte libre en pied de page.Prenez le temps de parcourir cet onglet pour chaque module que vous activez. C'est souvent là que se trouvent les réglages les plus impactants pour votre usage quotidien.
Attribuer les permissions
Étape indispensable : un module activé et configuré reste inaccessible à vos collaborateurs tant que les permissions correspondantes ne leur sont pas attribuées.Depuis Accueil > Utilisateurs & Groupes, ouvrez la fiche d'un utilisateur puis l'onglet "Permissions". Les droits disponibles dépendent des modules activés. Cliquez sur "+" pour accorder un droit, ou sur "-" pour le retirer.Chaque module définit ses propres niveaux de permissions : lecture, création, modification, suppression, envoi par email, export. Les droits disponibles dans l'onglet Permissions s'adaptent automatiquement aux modules activés.Pour simplifier la gestion, créez des groupes d'utilisateurs (Commercial, Comptable, Responsable RH) et attribuez les permissions au groupe. Chaque utilisateur rattaché au groupe héritera automatiquement de ses droits. Pensez à revérifier les permissions à chaque activation d'un nouveau module.
Les catégories de modules
Les modules sont organisés par grandes catégories dans la page de configuration : relations clients/CRM, gestion financière, produits et stocks, ressources humaines, projets, outils et utilitaires. Certains modules sont aussi dédiés aux associations (adhérents, dons).Le module Tiers est le prérequis fondamental. Il gère les sociétés, clients, fournisseurs et prospects. La plupart des autres modules en dépendent.Les modules à activer dépendent de votre activité. N'hésitez pas à en activer un pour découvrir ce qu'il propose, puis à le désactiver s'il ne correspond pas à vos besoins.Des modules complémentaires (gratuits ou payants) sont également disponibles sur le Dolistore, la marketplace officielle de Dolibarr.
Récapitulatif : workflow d'activation
Pour chaque module que vous activez, le workflow est toujours le même : activez le module, cliquez sur l'engrenage pour accéder à la configuration, parcourez les onglets (numérotation, modèles de documents, options), puis attribuez les permissions correspondantes à vos utilisateurs ou groupes.
Et ensuite ?
Pour aller plus loin dans la gestion des accès, découvrez comment gérer les utilisateurs et les groupes de permissions dans Dolibarr.Besoin d'aide pour configurer vos modules ? Contactez notre équipe pour un accompagnement personnalisé.